ZUGFeRD – so heißt ein neues Format, das den Austausch elektronischer Rechnungen stark vereinfachen soll. Es soll papierbasierte Rechnungsprozesse endgültig ablösen. Für die Erstellung, den Versand und die Weiterverarbeitung solcher Rechnungen sind sowohl beim Rechnungssteller als auch bei den Rechnungsempfängern bisher viele zeit- und kostenintensive Prozesse nötig. Mit einer Umstellung auf elektronische Rechnungen können beide Seiten profitieren. Dabei lohnt sich ZUGFeRD insbesondere als Einstieg in den elektronischen Rechnungsaustausch für kleine und mittlere Unternehmen.
Mit dem ZUGFeRD-Format lassen sich Rechnungen einfach per PDF verschicken. Doch wie funktioniert das in der Praxis? Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein PDF-Dokument. Erstellt wird sie im speziellen PDF/A-3-Format. Der Clou: Die Rechnungsinformationen werden zusätzlich als strukturierter und maschinell lesbarer Datensatz in einer XML-Datei abgelegt. Diese Datei wird als Anhang in das PDF-Dokument eingebettet. Der Rechnungsempfänger hat damit die Wahl: Er kann die Rechnung als PDF lesen oder die Rechnungsdaten aus der beiliegenden XML-Datei maschinell einlesen und weiterverarbeiten. So können die Prozesskosten im Unternehmen erheblich gesenkt und Mitarbeiter von überflüssigen Routinearbeiten entlastet werden. Aber auch die Fehlerquote bei der Übertragung von Rechnungsdaten lässt sich dabei minimieren.
Mit der Übermittlung Ihrer Rechnungsinformationen via ZUGFeRD können die Vorteile der GS1 Standards zur Identifikation genutzt werden. Die Globale Lokationsnummer (GLN) zur eindeutigen Identifikation von Rechnungssender und -empfänger lässt sich im ZUGFeRD-Format ebenso darstellen, wie die Globale Artikelnummer (GTIN) zum schnellen Erkennen der Leistungen für die diese Rechnung erstellt wurde.
GS1 Germany versendet bereits seit Juli 2013 die eigenen Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Dabei konnten durch Wegfall von Porto und manuellem Handling über 60 Prozent des bisherigen Aufwandes eingespart werden.
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